Déclaration de confidentialité

Les informations personnelles que nous recueillons

Nous collectons uniquement les informations personnelles dont nous avons besoin. Si vous choisissez de ne pas fournir les informations nécessaires, cela peut avoir un impact sur votre service ou votre produit.

Nous collectons des informations personnelles lorsque vous nous contactez par l’intermédiaire de l’un de nos canaux hors ligne (ex. : formulaires de demande, téléphone et e-mail) ou lorsque vous utilisez l’un de nos sites Web ou services en ligne.

Outre la gestion de nos produits financiers et d’investissement, nous collectons également des informations personnelles dans le cadre d’autres activités, par exemple si vous :

• Travaillez avec nous en tant que fournisseur ou prestataire de services ;
• Faites partie de notre processus de demande de proposition (RFP) pour l’obtention de nouvelles affaires ;
• Visitez un bureau ou vous inscrivez pour participer à un événement organisé par Aviva Investors ;
• Nous êtes présentés par des tiers à des fins légitimes de marketing ; ou
• Participez à un concours Aviva Investors.

Nous vous demanderons ces informations personnelles à vous ou aux personnes autorisées à agir en votre nom.

Les informations qui sont déduites à votre sujet

• Données relatives à la vulnérabilité : elles comprennent des informations sur votre état de santé, les événements importants de votre vie, votre résilience et vos capacités qui nous aident à déterminer si vous êtes susceptible d’avoir des besoins d’assistance supplémentaires afin que nous puissions apporter des ajustements pour mieux répondre à vos besoins.

• Données relatives à la criminalité financière et aux sanctions : elles comprennent les informations obtenues à travers nos enquêtes, par exemple lorsque nous effectuons des vérifications dans des sources accessibles au public, comme les sites de journaux et de réseaux sociaux, les bases de données sur la criminalité financière et les listes de sanctions.

Les informations personnelles concernant d’autres individus

Bien que la plupart des informations personnelles que nous recueillons concernent la personne souscrivant à un produit (ou les personnes qui souscrivent conjointement), il peut arriver que nous ayons besoin d’obtenir des informations sur d’autres individus.  Exemples courants :

• Nous pouvons exiger des informations personnelles des individus autorisés à agir au nom d’un client.  Il peut s’agir d’un avocat ou (dans le cas d’un investisseur personne morale) d’autres personnes qui travaillent pour cet investisseur ou sont autrement autorisées à le représenter ;
• Lorsque nous investissons dans des biens, nous recueillons des renseignements sur le propriétaire du bien que nous prévoyons d’acquérir, notamment dans le but de remplir nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux ; nous collectons également des informations sur la ou les personnes auxquelles ce bien est loué ou qui résident dans le bien (ou, lorsque le locataire est une organisation, sur les membres clés de cette organisation tels que ses administrateurs ou associés) ;
• lorsque nous mettons des produits financiers à la disposition d’un emprunteur, nous pouvons avoir besoin de recueillir des informations personnelles sur l’emprunteur. Lorsque des produits financiers sont mis à la disposition d’une organisation, il se peut que nous devions recueillir des informations personnelles sur : les membres clés de cette organisation, tels que ses administrateurs, actionnaires, associés et/ou propriétaires effectifs/contrôleurs finaux, et des informations sur les garants, le cas échéant ; et
• Lorsque nous établissons des relations avec des fournisseurs, il se peut que nous devions recueillir des informations personnelles sur les administrateurs, les actionnaires, les associés et/ou les propriétaires effectifs/contrôleurs finaux, ainsi que des renseignements sur les garants, le cas échéant.

Si vous fournissez des informations sur une autre personne, vous devez en notifier celle-ci et vous assurer qu’elle soit satisfaite des informations fournies à Aviva Investors.

Nous traitons ces informations personnelles conformément à la présente Déclaration de confidentialité. Nous vous prions donc d’encourager les personnes concernées à lire cette Déclaration si elles souhaitent en savoir plus.

Les informations personnelles recueillies par le biais d’intermédiaires et de tiers

De nombreux clients investissent dans un produit Aviva Investors par l’intermédiaire d’un conseiller financier ou de l’un de nos partenaires commerciaux et, ce faisant, ceux-ci peuvent nous fournir des informations personnelles sur ce client. D’autres tiers (avocats, fiduciaires, membres de la famille, etc.) sont également susceptibles de nous communiquer des données à caractère personnel. Il est de leur responsabilité de prévenir la personne dont les informations sont partagées qu’ils nous fournissent ces données, et de leur demander la permission si nécessaire.  Selon le produit, nous pouvons également communiquer vos données à caractère personnel au conseiller financier qui vous a aidé à investir dans un produit Aviva Investors ou qui est partie prenante dans votre investissement.

Nous obtenons des informations pour conserver des coordonnées exactes vous concernant, par exemple lorsque vous avez déménagé, changé de numéro de téléphone ou modifié votre adresse e-mail et que vous ne nous en avez pas encore informés. Nous pouvons également utiliser ces données pour nous assurer que nous comprenons parfaitement votre portefeuille de produits au sein du Groupe Aviva et pour vous communiquer des informations sur vos produits.

Les autres organisations avec lesquelles nous travaillons

Nous partageons parfois des informations personnelles avec des tiers de confiance qui travaillent avec nous dans la distribution de nos produits et services, ou pour remplir nos obligations légales et réglementaires, notamment :

• Les partenaires commerciaux et agents de transfert qui nous aident à organiser et administrer nos produits ;
• Les avocats et les sociétés de services professionnels qui participent à la réalisation de contrôles de diligence raisonnable dans le cadre de l’organisation de nos produits et qui nous fournissent un soutien juridique en lien avec nos produits ou tout litige ;
• Les prestataires de services externes et internes au Groupe Aviva, qui contribuent à l’exploitation de nos systèmes informatiques, de la gestion immobilière, du marketing et d’autres processus opérationnels ;
• Les agences de référence de crédit et de lutte contre la criminalité financière pour effectuer des contrôles d’identité, détecter et prévenir la criminalité financière ;
• Les organismes de réglementation qui réglementent notre mode de fonctionnement ;
• Les bourses de valeurs, les systèmes de règlement et les banques, les chambres de compensation et les agences, et les dépositaires de titres ;
• Les fournisseurs de services bancaires, les fournisseurs de systèmes et services de traitement des paiements, les services de messagerie et de rapprochement du secteur, les courtiers, les négociants ; et
• Les fournisseurs de données et d’informations relatives aux prix des parts, des titres et des investissements, aux taux de change, aux taux d’intérêt, aux opérations sur titres, aux données fiscales et aux revenus et à la notation de crédit.

L’utilisation des informations personnelles pour améliorer nos produits et services

Nous collectons des informations par le biais de cookies et d’autres technologies similaires (par exemple, des balises pixel ou des liens) lorsque vous visitez notre site Web. Ces outils sont utilisés par Aviva Investors et nos fournisseurs de services tiers pour améliorer nos produits et services, ainsi que leurs fonctionnalités et performances, mais aussi pour améliorer la publicité. Par exemple, nous utilisons certains de ces outils pour vous éviter de saisir à nouveau vos coordonnées chaque fois que vous visitez notre site Web, ce qui nous permet de vous offrir nos services dans la langue que vous préférez.

Nous pouvons également recueillir des informations sur votre utilisation d’autres sites Web. Nous faisons cela afin de fournir une publicité qui, selon nous, pourrait être pertinente pour vous, ainsi que pour améliorer nos propres produits et services, sans oublier les fonctionnalités et les performances de notre site Web.

Pour en savoir plus sur ces technologies et sur la façon dont vous pouvez utiliser les paramètres de votre navigateur pour gérer vos réglages de confidentialité, consultez notre Déclaration relative aux cookies.

Lorsque vous investissez directement dans notre produit en tant qu’individu 

Nous collectons les coordonnées, les informations d’identité ainsi que les informations de paiement.  Nous avons besoin de ces informations pour organiser et administrer votre investissement et votre compte chez Aviva Investors.  Nous avons également besoin de ces informations pour vérifier votre identité et prévenir la criminalité financière.

Nous collectons ces informations lorsque vous nous en faites la demande en remplissant et en soumettant notre formulaire, qui peut être téléchargé à partir de notre site Web ou envoyé par courrier sur demande.  

En fonction du type d’investissement que vous recherchez, nous pouvons avoir besoin d’informations supplémentaires, telles que l’origine du patrimoine/des fonds, afin de nous conformer aux contrôles réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux.

L’administration de votre produit d’investissement implique de vous fournir un service client continu, de vous accompagner lorsque vous souhaitez effectuer des investissements supplémentaires, de modifier vos investissements actuels ou de répondre à toutes vos questions concernant votre investissement existant.

Veuillez noter que nous ne recueillons, n’utilisons, ni ne partageons d’informations avec les clients des fournisseurs de plateforme d’investissement.  Les fournisseurs de plateforme sont les contrôleurs de toutes les informations personnelles que vous fournissez à leur plateforme.  Si vous êtes client chez un fournisseur de plateforme, veuillez vous reporter à la Déclaration de confidentialité de ce fournisseur.

Lorsque vous investissez dans notre produit en tant que client institutionnel ou wholesale

Nous collecterons les coordonnées et les informations d’identité des avocats, administrateurs, associés, signataires autorisés, bénéficiaires effectifs et autres contacts pertinents au sein de votre organisation qui sont autorisés à vous représenter, afin d’établir une relation avec vous.  Nous recueillons également des informations sur votre organisation, telles que le nom commercial, le nombre d’employés et la nature de votre entreprise.  Nous recueillons ces informations afin d’organiser et d’administrer votre produit d’investissement.  Nous utilisons également ces informations pour effectuer les vérifications KYC (Know Your Customer) requises dans le cadre des contrôles de la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux (LCB) et pour prévenir la criminalité financière.

Lorsque vous interagissez avec nous en tant qu’intermédiaire

Nous collecterons des coordonnées et des informations d’identité, ainsi que des informations professionnelles, auprès de vous et des membres clés de votre organisation.  Nous recueillons ces informations pour toute ouverture d’un compte de conseiller/courtier et pour continuer à exploiter tout compte, et organiser et administrer les investissements de vos clients.  Pour effectuer les vérifications KYC (Know Your Customer) requises dans le cadre des contrôles de la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux (LCB) et pour prévenir la criminalité financière, nous procédons à des vérifications d’identité sur vous en tant qu’intermédiaire et sur les membres clés de votre organisation, tels que les administrateurs et/ou associés.

Au cours de nos échanges, vous serez également susceptible de nous fournir des informations personnelles de clients que vous nous présentez.  Il vous incombe (i) de recueillir ces informations de manière légale et (ii) de vous assurer que la divulgation de ces informations personnelles est juste et légale.

Lorsque nous vous fournissons des services de financement par emprunt

Nous collecterons les coordonnées et les informations personnelles, ainsi que les informations de paiement que vous nous avez fournies.  C’est le cas lorsqu’Aviva Investors met une facilité de financement à votre disposition (en tant qu’emprunteur).  Lorsque l’emprunteur possède un bien, nous pouvons également obtenir des informations personnelles sur les locataires par l’intermédiaire de l’emprunteur. Nous pouvons également exiger des informations sur les garants et les membres clés de votre organisation (tels que les administrateurs, les actionnaires et/ou les associés et/ou les propriétaires effectifs/contrôleurs finaux). Nous collecterons également des informations sur votre entreprise, telles que son nom commercial, ses coordonnées commerciales, le type et la nature de l’entreprise et ses secteurs d’activité.  Nous utilisons ces informations pour organiser et administrer votre facilité de financement.  Nous utilisons également ces informations pour effectuer des vérifications KYC (Know Your Customer), pour vérifier l’identité et l’adresse de toutes les parties impliquées dans la transaction, pour effectuer des contrôles de lutte contre le blanchiment de capitaux (LCB) et pour prévenir la criminalité financière.

Afin de vous fournir les meilleures conditions pour votre facilité de financement, nous collecterons des informations sur votre actif ou portefeuille, par exemple l’adresse de votre propriété, ou pour identifier si une partie de la propriété est occupée en tant que résidence, mais aussi des informations sur les locataires de la propriété, les charges afférentes, et sur tout prêteur ayant pris l’actif comme sûreté. Nous utilisons ces informations pour mettre au point un package de produits financiers, qui est partagé avec diverses équipes afin qu’elles effectuent les contrôles de diligence raisonnable nécessaires.  Notre Comité d’investissement et, le cas échéant, le client investisseur décideront alors de vous fournir ou non le produit financier.

Lorsque nous gérons des investissements dans l’immobilier et les infrastructures

Nous collecterons vos coordonnées, vos informations personnelles ainsi que vos informations de paiement lors de l’acquisition ou de la vente d’un bien immobilier ou d’un actif d’infrastructure, ou lorsque Aviva Investors détient un bien que vous occupez (en tant que locataire ou titulaire d’un bail).  

Nous pouvons également recueillir des informations personnelles sur les garants et les membres clés de votre organisation (tels que les administrateurs, les actionnaires, les associés et/ou les propriétaires effectifs/contrôleurs finaux).  Nous collecterons également des informations sur votre entreprise, telles que son nom commercial, ses coordonnées commerciales, le type et la nature de l’entreprise et ses secteurs d’activité.  Nous utilisons ces informations pour effectuer des vérifications de diligence raisonnable auprès des vendeurs, acheteurs et fournisseurs au stade de l’acquisition, lors de la gestion continue de la propriété et au moment de la cession.  Nous procédons à des vérifications de crédit sur les parties impliquées dans la transaction et sur les locataires ou les titulaires de bail.  Nous utilisons ces informations pour effectuer des vérifications KYC (Know Your Customer), pour vérifier l’identité et l’adresse de toutes les parties impliquées dans la transaction, pour effectuer des contrôles de lutte contre le blanchiment de capitaux (LCB) et pour prévenir la criminalité financière.

Dans certaines circonstances, nous pouvons recueillir des informations personnelles sur des individus, comme des locataires ou des titulaires de bail résidant dans un bien immobilier, afin de fournir des services de gestion immobilière.

Il s’agit généralement d’une « demande d’accès de la personne ».  Vous pouvez nous demander :

• De confirmer si nous disposons vos informations personnelles et les utilisons
• D’obtenir une copie de vos informations personnelles

Veuillez nous faire part de tout changement dans vos informations, car il est important que les informations que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour.  Vous pouvez nous demander :

• De rectifier toute information incorrecte à votre sujet ;
• D’effacer vos informations personnelles si vous pensez que nous n’avons plus besoin de les utiliser aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies auprès de vous ;
• D’effacer vos informations personnelles si vous avez retiré votre consentement concernant notre utilisation de ces données ou si vous avez exercé votre droit de vous opposer à une utilisation légitime de vos informations, lorsque nous les avons utilisées illégalement ou lorsque nous sommes soumis à une obligation légale d’effacer vos informations personnelles.

Il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure d’accéder à votre demande, par exemple lorsque nous devons continuer à utiliser vos informations personnelles afin de nous conformer à une obligation légale ou lorsque nous devons utiliser vos informations personnelles pour établir, exercer ou nous défendre contre des revendications juridiques.

Vous pouvez nous demander de limiter notre utilisation de vos informations personnelles dans certaines circonstances, par exemple lorsque :

• Vous pensez que les informations sont inexactes et nous devons les vérifier ;
• Les informations ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais elles sont nécessaires pour établir, exercer ou défendre des poursuites judiciaires ; ou
• Vous vous êtes opposé à l’utilisation que nous faisons de vos informations personnelles, mais nous devons tout de même vérifier si nous avons des motifs impériaux de les utiliser.
• Vous pouvez vous opposer si vous ne souhaitez plus recevoir de marketing direct de notre part. Veuillez consulter la section Marketing pour plus d’informations.

Vous pouvez vous opposer à toute utilisation de vos informations personnelles si vous pensez que vos droits et libertés fondamentaux à la protection des données l’emportent sur notre intérêt légitime à utiliser ces informations.  Si vous nous présentez une objection, il se peut que nous continuions à utiliser les informations personnelles si nous pouvons démontrer que nous avons des intérêts légitimes impérieux d’utiliser ces informations.

Vous pouvez nous demander de vous fournir vos informations personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible sur ordinateur, ou vous pouvez demander à les faire transférer directement à un autre contrôleur de données (par exemple, une autre société).  Vous ne pouvez exercer ce droit que lorsque nous utilisons vos informations personnelles dans le cadre d’un contrat avec vous, ou lorsque nous vous avons demandé votre consentement pour utiliser vos informations personnelles. Ce droit ne s’applique pas aux informations personnelles que nous détenons ou traitons en vertu de notre intérêt légitime, ou qui ne sont pas conservées sous forme numérique.

Sous réserve de certaines restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable, vous pouvez refuser le traitement de vos informations personnelles ou retirer votre consentement à tout moment en nous contactant (p. ex., en ce qui concerne le marketing direct ou les cookies).  Nous vous informerons si le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à répondre à vos besoins.

Lorsqu’une décision utilisant vos informations personnelles repose uniquement sur un traitement automatisé (sans implication humaine), vous pouvez demander une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester la décision.